不要連生命浪費在哪裡都不知道:奪回你的時間!

據說生命就該浪費在美好的事物上,不過許多人的情況是:沒有時間上的約束,沒有死線,就連生命到底浪費在什麼事情上,都不大清楚了。高中生剛進大學,新鮮人一踏入職場,或是脫離職場、剛開始自由接案,都容易陷入「時間到底花哪去了」的困惑——然後就是教授、客戶、主管的橫眉 😒 、豎眉 😠 ,背地可能補一發白眼 🙄️。

提升個人生產力的第一步,就是要先弄清楚,自己都把生命投入到哪些事情上面去了。其次是回顧、分析你的時間紀錄,找出改善的方向。

目標一確立,達成的方法有很多。自行測量每日工作、休閒、通勤等所耗費的時間,記錄下來,或者在電腦上安裝側錄程式,紀錄你使用每支程式,甚至耗費在各個瀏覽器分頁的時間,也是一種做法。

讀到這裡,你可能會冒出一些問題。

Q 時間紀錄需要細到什麼程度?上廁所也要記錄嗎?

A 根據弛久團隊的經驗,光是測量大項目,效果就很顯著。大項目例如:「三月銷售資料製表」、「翻譯第二章」、「例會」、「準備晚餐、吃飯加洗碗」、「練腿」。每個人的工作和生活型態不同,項目自然有別。大致來說,耗時 20 分鐘以上的項目再紀錄就好了,但紀錄得太粗,比方說一整天就只有工作、吃飯、睡覺,那也很難分析出什麼。

請記得:回顧跟紀錄一樣重要。紀錄時間的目的是要弄清楚自己把時間花到哪去了,再求改善。一開始寧可不周全,但務必要回顧。

Q 我發現一開始紀錄時間,我變得很有效率,但進入第二週,效率又跌回原本的水準,甚至更低。為什麼會這樣?

A 意識到自己有在紀錄時間,通常會警惕一些,少打混,少滑點手機,效率自然會提高,可是很快會疲乏。不如按照自己本來的節奏和習慣,記錄會比較接近實情,再評估自己的能力,一點一滴地調整,才容易養出新的習慣,讓改變生根。

時間紀錄的好工具:Toggl

紀錄時間的服務多得讓你意外,弛久團隊選擇介面簡單易懂的 Toggl 來示範。

等著你開始做事

註冊好 Toggl,進入主畫面,上排是開始一筆時間紀錄的區塊。直接填入要記錄的事情(What are you working on?),看要把這件事歸入什麼專案,直接按 + 輸入即可。用專案分類各項事情,會讓你更清楚地掌握自己的生產力分布。不輸入也沒有關係,日後都可以再補錄。

按下「播放」按鈕就開始紀錄囉,事情做到一個段落,再按一次即結束紀錄。之後如果重做這件事,不需重新輸入,找到之前的條目直接按播放,就會另起一條內容相同的新紀錄。

Toggl 紀錄中

建立新專案的畫面如下:
建立新專案

  • 輸入專案名稱(Project name),選個喜歡的顏色。
  • 每個專案可以有不同的「客戶」(截圖中顯示 No client 的欄位),方便你紀錄時間都花在誰身上了(沒錯,自己也是自己的客戶 😉)。
  • 預設是私人專案(Private project):多人協作的時候,團隊其他成員不會看到私人專案,獨自使用 Toggl 不需改動。

專案(project,中國叫「項目」)聽起來複雜又繁重——別想太多,一堆彼此有關的待辦事項,就是一個專案。例如:

  • 寫一篇文章
  • 彙整行銷用的電子郵件清單
  • 幫貓洗澡
  • 爸爸復健

有些事情比較瑣碎,或是定期做,譬如洗澡、上廁所、健身、打掃家裡等,如果你想要記錄這些事情,弛久團隊建議用「個人維護」或「家庭維護」等專案統括。不然你看到時間紀錄的報告時,往往太過繁雜,反而不好掌握。

除了專案之外,還可以用標籤來跨專案管理。練習設定標籤,會幫助你思考不同領域事務的共同點。舉例來說,不論是在工作上還是個人進修,很多事情都會有「學習」的成分在其中,同理,我們之所以做某些事情,只是要彌補之前的疏漏,那就可以給它們「修正之前的錯誤」的標籤。

我們可以用專案/標籤/客戶/活動描述過濾 Toggl 的時間報告,找出對應的時間。一旦設定好標籤,即可輕易了解多少時間具有學習的效果、多少時間其實耗費在修正之前的錯誤。提高前者,避免後者,無形中就會提高生產力。

除了「學習」和「修正錯誤」,弛久團隊自己嘗試後,覺得實用的標籤:

  • 心情差(情緒是拖延的根源,正視自己的壞情緒可能比工作本身還重要)
  • 給予回饋(表示你在發揮自己的影響力)
  • 重複性的工作(盡可能自動化)
  • 文書作業(盡可能自動化)
  • 為將來節省時間(花在這上面的時間會有複利的效果)

尤其在生涯角色轉換的時候,很適合用標籤衡量轉換的進程。譬如一位程式設計師升上主管職,花在寫 code 的時間可能會減少,花在確立架構、流程,或是協調團隊的時間可能會增加。剛生小孩,或是小孩上大學離家,都是角色轉換特別劇烈的時期。不妨善用標籤,確認自己實際上使用時間的方式,跟自己設定的轉型方向做個校準。

善用專案和標籤,時間花到哪去,更是一覽無遺。

回顧與檢討

時間報告

Toggl 介面的左手邊點開後你會看到類似上圖的報告,此外,每週 Toggl 也會自動統整本週的時間紀錄,寄到你的 email 信箱(拿來寫週報十分方便)。

回顧與檢討,至少跟紀錄一樣重要。回顧的時候,不妨依照下列的順序,問自己一些問題:

  1. 專案:我都把時間花到哪些事情上去了?花在每個專案的時間,品質如何?需不需要增加或減少?
  2. 標籤:花在學習/彌補過去的錯誤/... 等的時間有多少?品質如何?
  3. 客戶:花在不同人或單位的時間有多少?我從他們那裡得到的回饋,是否值得我的時間?

如果你想跟弛久團隊進一步討論你使用時間的方式,也歡迎就你的時間紀錄報告(請自行隱去不宜被他人知道的內容)一起來討論。

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