怎樣擺脫繁瑣無聊的工作?

行銷和產品是創業、職場、生產力等相關討論偏愛探討的領域,反觀行政,一般人眼裡它繁瑣枯燥,若不身兼人資或會計專業,薪資增長也有限。

然而,愈來愈多年輕人,二、三好友創立小團隊,一起從事一個項目,其中不乏兼著好幾個項目做的斜槓青年。專業人士撥出正職外的時間接案;小孩進學校,多出時間批貨做團購、網拍的爸媽。像這樣的小組織、小生意,草創時姑且便宜行事,業務一多,免不了各式各樣繁瑣、反覆的行政工作,總得落在某人身上,大大降低他的生產力。

換位來說,行政工作固然繁瑣反覆,卻十足會塑造一個組織的文化。如果你的事業想要做大,絕不可輕忽行政工作的規劃。事先規劃、定期檢討改善的工作流程有助於提升所有人的生產力,當你的夥伴聽說同業的行政流程如何痛苦時,你在行政上的努力更會有提振士氣的效果。

你一定跟那種什麼事情都用 Excel 表格解決的「大公司」打過交道。在消費者眼裡,這樣的公司也許行銷很有創意,商品包羅萬象,身為供應商或合作夥伴的你,每逢請款、看報表、行銷案合作,往往苦不堪言。先不說每一份 Excel 表單都是獨立的檔案,來往窗口間的版本難同步,PC/Mac 跑格式、編碼出錯早就是家常便飯,最可怕的莫過於每次聯繫後,你都要重新把對方給的資料重新整理到自己的體系裡(假定你有一套整理資料的方法),否則幾個月沒請款,就只能往信箱或檔案堆裡拼湊正確的金額了。

弛久團隊創業摸索的過程中,因為人手少,花了許多心力嘗試各種工具,盡可能把集客、團隊溝通、退換貨等各式各樣瑣細的事情自動化,愈是朝這個方向努力,愈是篤定一個觀念:如同軟體開發有架構師一職,幫助團隊避過誤區,一上場就動用最適合手頭任務的資源,組織的創立與成長過程一樣要有架構師。

行政不該是那些繁瑣、反覆、枯燥的事情,行政的任務應該是思考如何讓這些事情自動化,思考組織使用的溝通、行銷、客服、出貨、CRM(顧客關係管理)等各種工具要怎麼整合。要是沒辦法自動化,則盡量建立一個通用、簡潔的介面,讓團隊成員可以輕鬆提供行政工作所需的素材,專注於產品。如果連這一點都辦不到(例如你只是「小螺絲釘」,無權決定、甚至沒有份量建議組織使用什麼工具),最差的狀況你還是可以在個人的事務上追求精練。

這樣的過程是很有挑戰性的,而且小組織資源通常也拮据,優先在哪些項目上花錢、花時間精力,更有策略性的一面。這也就是弛久團隊未來希望能跟大家分享的主軸。

如果你也對更好的行政感興趣,請追蹤弛久。也歡迎你填寫下面這份表單,讓我們了解大家感興趣的主題。

Show Comments

Get the latest posts delivered right to your inbox.